¿Cómo crear un Webinar?

¿Cómo crear un Webinar? Imitando la manera en la que los seres humanos nos comunicamos y relacionamos comúnmente (off-line), el web 2.0 es la manera en la que sobre Internet (on-line) se puede colaborar. Hoy todas las herramientas de colaboración están teniendo un tremendo impacto puesto que son herramientas relativamente sencillas de utilizar y cuyos beneficios mejoran la productividad de las personas que trabajan en las empresas; es decir, se comunican y hacen mejores negocios.

Una de estas herramientas es el Webinar o Conferencia Web.

Un Webinar, según Wikipedia; “es similar a una reunión personal porque permiten a los asistentes interactuar entre sí, participan entre 2 y 20 personas y pueden compartir documentos y aplicaciones”. En otras palabras es simplemente un tipo de conferencia, taller o seminario que se transmite por la Web. En él, el conferencista se dirige hacia los participantes. Algo característico de un Webinar es que los participantes realmente interactúan en tiempo real en la sesión, con preguntas, tomando el control de la aplicación o inclusive presentando ejemplos en documentos o videos; a diferencia de un Webcast, en el cual la audiencia solamente oye y no colabora.

Los Webinars entonces, se dan en tiempo real, con fecha y horario programados. Se puede participar desde cualquier computadora conectada a Internet y en la que se haya cargado software específico y/o se le haya introducido una clave de acceso que permite la conexión con la aplicación del conferencista. Se recomienda tener Internet con banda ancha y audífonos.

Reglas comunes de un Webinar

Generalmente un webinar se rige por los siguientes principios:

  1. El organizador convoca a través de un correo electrónico.
  2. Este correo tiene los datos del URL o dirección de Internet del sitio o aplicación que se utilizará para la reunión (es lo equivalente al “Lugar de reunión”).
  3. También tiene un ID de usuario, qué es por decirlo así “el gafete personal” para acceder al evento.
  4. La fecha con día y hora. En el momento de comenzar ésta, cada participante introduce su identificación de usuario (ID) para la reunión en línea.

Una vez iniciado el webinar, los participantes pueden ver el escritorio o aplicación (por ejemplo una presentación de PowerPoint) que haya compartido el presentador.

Durante el Webinar, el rol de presentador puede ir pasando a cualquiera de los participantes, y estos podrán ver todo lo que vaya mostrando el nuevo presentador en su escritorio.

Hoy en día existen un sinfín de aplicaciones para dar Webinar, algunas de las más comunes en Internet suelen ser: Webex y GoToMeeting.

Según los expertos hay 7 puntos básicos para evaluar una herramienta para Webinar:

  1. Compartición del escritorio. Mientras el presentador expone, sería muy útil poder hacer que los participantes puedan compartir su escritorio o aplicaciones para major interactividad.
  2. Integración con aplicaciones: Una buena aplicación para Webinars debe de comunicarse correctamente con las principales aplicaciones de mensajería, correo electrónico o redes sociales. Esto mejora la experiencia de colaboración.
  3. Disponibilidad del servicio: Una de las principales características del Webinar es que puede ser dictado a cualquier hora, en cualquier fecha y el único requisito es conexión de Internet. Por lo tanto es imprescindible contar con un servicio de alta disponibilidad que me asegure no fallar a los asistentes.
  4. Tarifas planas: Muchas aplicaciones para Webinar tienen tarifas por minute, hora o días de uso y los precios oscilan. Si el Webinar será una estrategia de comunicación dentro de su empresa lo ideal sería tomar una tarifa ilimitada mensual o anual. Esto además ayudaría a manejar mejor sus presupuestos a mediano y largo plazo.
  5. Soporte de Audio y Video: Una imagen dice más que mil palabras. Un video dirá más que mil imágenes. La aplicación que seleccione debe tener soporte para enviar video.
  6. Facilidad de uso: La idea de un Webinar es dar a conocer nuestras ideas, productos, estrategias, de una manera sencilla. No se piensa en tener que hacer todo un plan de capacitación para invitar a nuestros clientes a nuestro Webinar. KISS – “Keep it short and simple”
  7. Fácil de instalar: Exactamente igual que el punto anterior, no podemos utilizar una aplicación que signifique un reto o una barrera con nuestros clientes o colegas.

En conclusión, un webinar puede ser una herramienta muy poderosa para poder presentar fácilmente nuestras ideas, productos, estrategias, etc. A una audiencia específica, en donde las barreras de las distancias y fronteras son insignificantes. Por la razón de que se da a través de Internet, los asistentes no tienen que desplazarse a una sede específica, lo que resulta logísticamente mejor y el organizador no tiene que incurrir en gastos de renta del lugar, catering. Sin embargo se tienen que seleccionar adecuadamente los medios (aplicaciones), días y temas de la misma manera con la que se planea un seminario presencial.

“Las comunidades o el relacionamiento son la forma en la que hacemos negocios en la actualidad. El Internet hoy día nos permite emular la forma de crear y sostener las relaciones del modo actual (off-line) y llevarlas a Internet (on-line) como evolución aprovechando sus ventajas como el Webinar.”

Nuestra Recomendación: deje que un experto lo asesore para garantizar el retorno de su inversión y el incremento en sus ganancias. Recuerde invertir en conocimiento nunca es un gasto por el contrario siempre reditúa. Contáctanos, asesoría telefónica sin compromiso.